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参展准备工作五步曲

推广国际优秀品牌  搭建海外供求平台  寻求外贸合作伙伴

很多企业朋友负责展会准备工作的往往是一些新手,面临千头万绪的准备工作,无所适从,其实参加一个展会也并非想像中那么复杂,大致有如下五个实际工作。

一、搭建

搭建是整个环节的重中之中,50%的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得,搭建工作的细节:1、通过设计图考虑在展场中的效果;2、监督防火材料的使用,杜绝安全防患;3、成本控制:实行一揽子合同;4、最好在布展前去工厂看一看,对材料和工艺有一个预先的监管和了解;5、现场搭建的进度控制尤为重要,叮嘱搭建公司做好预案,特别要求其排出工期,细化到每一小时做什么,严格细致的时间表,才是保证现场搭建在两天半紧张有序完成的基础。

二、展品

向市场部征询一个展品目录是展品工作的第一步,然后将这个目录具体化,主要是展品的外形、尺寸。然后将这个目录(以及配合展品的图片)提供给搭建公司,由他们考虑如果安排展品的布置。

当然,事先已经做好设计图的情况下,可能需要对展品进行一些取舍,或是对展品的表现形式进行改进,这些就需要发挥智慧,按以往的经验,外行看热闹,内外看门道,拿出具有竞争力的产品是成功展示的关键,另外,核心产品以实物为好,因为实物可以现场演示,这样让客户有深入的认知。

最后,要熟悉展览馆对特殊展品的要求,比如用火、用气、限高等等数据,在这里要提醒一下,主办方提供的《参展商手册》是需要熟悉的,作为企业展会准备工作负责人,这个文件一定阅读一遍的,并在重点内容加以批注和备忘。

一个专业的展览会主办方,他们的《参展商手册》应详细记载参展的各个细节,并提供印刷以及英文版本。

三、资料

资料的准备也是关键之一,在资料的准备上,求全求细,特别是对产品的介绍,性能、参数等等务求细致周全,以备万一,经常在展会上看到一些挑剔和内行的买家对产品的参数的提问,搞的接待人员焦头烂额,另外如果展览会外商较多,翻译上力求专业准确。

资料的编排不求多花哨,简洁大气,具有国际性即可,但纸张建议使用较好的纸张,如果在样本的设计上,突出一两个设计的亮点,那就更好了。这些可与设计师多沟通,宣传材料的纸张、印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会,展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外,一定要准备充足的名片。参展人员名片应以中英文印制,数量以每日50-100张准备。

另外国外企业对CI包装很讲究,观察他们的展位,就是一个标准展位,他们都会把他们公司的形象、Logo在方方面面体现,他们甚至做好不干胶的Logo贴纸自己贴在标准展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。这一点做法上,也是需要吸取的。

四、搭建及现场

搭建是现场展览的第一步,虽然仅仅是“监工”,但也要有得力干将参与。将设计图演变为现实的场景,往往会存有偏差,另外,与展馆方、主办方的一些协调工作,也需要企业进行协调,排除一切突发事件,不利因素,保证搭建顺利进行,需要一名到几名头脑灵活,做事主动的工作人员在搭建现场进行“监工”,这些工作人员应提前指定,在与搭建公司前期的沟通中,他们可以参与进来,了解搭建的相关事宜,便于他们在现场开展工作。

正式开展的接待工作人员应分为以下工种,1、现场接待:外形要好,性格外向主动,英语熟练,他们主要是负责接待到达展位的客户,讲解和解答,这些工作人员的数量可能要多一些,可根据展位的大小和布局:有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数,对这些人的要求就是彬彬有礼,不卑不亢,笑脸迎人,口齿清晰,专业知识扎实,另外特别注意的是,各负责各的一片区域,不能有客人来询问,就一拥而上,你也解答他也解答,显得现场比较乱,另外,遇到讲不明白的东西,可大方的介绍给能讲明白的人。

因此,需要第2种工种:现场总协调,这个人应是经理一级,他主要管理所有“现场接待”,解决“现场接待”所不能应付的问题,这个人领导能力要强,重要的是专业知识一定精深。

第3种工种:级别高一些,因为,现场会有重要客户应约来访,来的都是客,特别到达展会现场,自然不如家里条件好,因此接待的级别通过接待的人来提高,给客户愉快的感受。所以,如果有副总(或以上)一级的,应赴会接待一下。

第4种工种:属于跑腿型的,现场难免会有一些体力活,杂活,突发事情,比如临时买个胶带或工具、搬搬资料,忙的时候,顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快,对展馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。

第5种工种:总后勤:这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行,需要指出的是,在展会现场,花销自然不会小,物品自然要贵一些,展会上比较辛苦,因此,不能太小气,让大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手,视参会工作人员的数量来定,比较重点的工作是饮用水和中餐。

最后需要说明的是,视展位的大小,安排相应的人手,如果展位小,安排的人少,那么可能就一个身兼数职,但工种大抵如此,不论如何,赴展会前的动员会是一定要开的,确定职责,分工明确,确保参展的数天内工作紧张有序。

五、提前约定目标客户

同重要的客户约定见面时间,以加强业务联系,这也是展览会的重要工作之一,可由专人负责重要客户的约会、接待、以及洽谈的安排,不能因为展会现场工作比较忙乱,而冷落了这些重要客户。因此来说,需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作,提前拟定约会客户的名单,向他们发出邀请,确保他们莅会,保证约会成功,达到商业目的。

在实际操作中,很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家,其实这是很错误的,企业在广泛的宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中,本身对自己就是一种宣传,毕竟能赴会参展,也是企业实力的一种象征。

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